【保存版】5月に届く「住民税（特別徴収税額）決定通知書」の取扱ガイド。担当者がやるべき3つのステップ

5月の大型連休が明けると、自治体から「緑色や青色の細長い書類」がドサッと会社に届き始めます。

そう、「住民税の決定通知書」です。

「これ、どうすればいいんだっけ？」
「中身を全部チェックしなきゃいけないの？」

今回は、初めて担当になった方でも迷わないよう、この時期に人事・給与担当者がやるべきことの全体像を解説します！

この記事では、会社に届いた「住民税決定通知書」を、「いつ」「誰に」「何を」すればよいのか、その具体的な手順をまとめています。

そもそも、なぜ5月になるとこの通知が届くのでしょうか。

実は、皆さんが冬に行った「年末調整」からバトンが繋がっています。

　1月：会社が、従業員が住む各市区町村へ「給与支払報告書（年間の給与額をまとめた書類）」を提出します。
　2月〜4月：各市区町村が、届いた報告書をもとに、一人ひとりの住民税額を計算します。
　5月：計算が終わった自治体から順次、会社宛てに「決定通知書」が発送されます。

つまり、会社が報告した「昨年の年収」に基づいた正しい税額が、このタイミングで確定して戻ってくるのです。

通知が届いたら、以下の3ステップで進めましょう。

届いた書類の中に「特別徴収税額決定通知書」という、会社が保管するための表（一覧）が入っています。

そこに記載されている税額を給与計算ソフトに入力します。

住民税は、「6月分」と「7月以降分」で金額が異なり、決定通知書にもそれぞれ分かれて書かれていると思います。

この決定通知書の数字を、お使いの給与計算ソフトの住民税の欄に入力します。

その際、多く給与計算ソフトには5月までの旧住民税額を記入する欄もありますので、入力する金額を間違えないようにしましょう。

写真の場合、令和8年の5月もしくは6月に、決定通知書を確認しながら記入するのは以下の数字です。

A：令和8年5月分まで：昨年の通知に基づいた税額

※注意：この数字は、今回受領した決定通知書に記載のある金額ではありません。5月までの旧税額になります。

B：令和8年6月分：新しい税額に切り替わる最初の月です。

年間の端数調整を行うため、他の月より少し高い（または低い）金額に設定されています。

C：令和8年7月〜令和9年5月分： 6月以外の残りの税額を11分割した「定額」の金額です。

【参考】なぜ6月だけ金額が違うのでしょうか？
住民税は、年間の合計額を12ヶ月で割って計算しますが、1円単位の端数が出ることがあります。

その端数をすべて最初の月である「6月」に寄せるという決まりがあるため、6月分だけ少し高い金額になっているのです。

自治体からの封筒には、会社が税金を納めるための書類も入っています。

現在は「紙で払う」方法と「オンラインで払う」方法の2パターンが主流です。

【紙の納付書で払う場合】
封筒に束になって入っている「納入書」を使用します。

この納付書を1枚ずつ切り離し、毎月の納期（基本は翌月10日）までに銀行や郵便局の窓口へ持っていき、現金で支払うため、経理部門と連携しましょう。

【オンラインで納付する場合】
パソコンなどから、eLTAXという地方税のポータルサイトを経由して納付し、納付期日は紙の納付書と同じ翌月10日です。

銀行の窓口に並ぶ必要がなく、全ての自治体分を一括で納付できるので、効率的です。

紙での納付書が同封されているのは、【紙の納付書で払う】会社のみです。

eLTAXを経由して支払う会社は同封されていませんので、入っていなくても慌てないでくださいね。

「納税者用」と書かれた、圧着ハガキや目隠しシール付きの書類は、本人に渡すためのものです。
これには昨年の所得や控除の内訳が細かく載っているため、速やかに各従業員へ配布しましょう。

5月時点で既に退職している人の通知書が届くことがあります。

その場合は、すぐにその自治体へ「給与所得者異動届出書」を提出し、「もううちの会社では徴収できません」と伝える必要があります。

放置すると、会社に督促状が届いてしまうので注意が必要です。

5月から6月にかけての住民税更新は、毎年のルーティンワークですが、年に一度の処理でもあるので「あれ？何をすればいいんだっけ？」となる方も多いのではないでしょうか？

このブログが少しでも参考になれば、幸いです。

監修：ウィルレグルス税理士法人